Как получить отказное письмо для маркетплейса

Продажа товаров через специализированные электронные площадки — маркетплейсы становится только активнее с каждым годом. По мере развития этого направления растут требования к полноте информации, которую размещают продавцы в карточках товаров. Помимо перечня свойств, фото и стоимости продукции, предпринимателям необходимо прикреплять документы, подтверждающие ее качество и безопасность. Теперь каждый пользователь маркетплейса может убедиться в наличии сертификата или декларации соответствия Техрегламентам ЕАЭС на товар. С их содержанием легко ознакомиться на портале ФСА по прямой ссылке.

На отдельные товары сертификат (или декларацию) закон не требует. На маркетплейсе вместо этого размещается отказное письмо. О правовой значимости разрешительных документов, правилах получения, где заказать, — рассказывают эксперты центра сертификации «СЕРТЕКС» в Москве.

Отказное письмо — кто обязан его представлять?

Бумаги этого типа оформляются только официально. С их помощью подтверждают — обязательный сертификат (либо декларация) конкретному изделию по техрегламентам Евразийского экономического союза (ЕАЭС) не нужны. Маркетплейсы вправе запрашивать у продавцов письма перед размещением артикулов в электронном каталоге для обеспечения прозрачности продаж. Также достигается еще несколько важных целей:

• подтвердить законность и легальность продажи — маркетплейсы обязаны по закону принимать меры к недопущению реализации товаров без разрешительных документов;
• снижение рисков — продажа несертифицированной продукции, некачественных товаров означает для площадки репутационные издержки, поэтому отказное письмо — эффективный инструмент минимизации юридических рисков;
• обеспечение безопасности покупателей — площадка заинтересована в том, чтобы довольные клиенты испытывали доверие к ее сервису;
• упрощение проверочных процедур — официальный документ содержит всю важную информацию, позволяющую быстро одобрить размещение товара в каталоге маркетплейса.

Не удастся разместить продукцию без представления отказного письма на следующих маркетплейсах: Ozon, Wildberries, Яндекс.Маркет и т.д.

Примеры ситуаций, когда необходимо письмо

Побеспокоиться заранее об оформлении вам потребуется:

• для прохождения процедуры растаможки импорта;
• для легального размещения продукции на любой торговой площадке, включая маркетплейс.
• для принятия участия в частных и государственных тендерах.

В списке категорий товаров, разрешенных к продаже без отказных писем, — исключения из техрегламентов ЕАЭС. Например:

• книги;
• антиквариат;
• коллекционные предметы;
• handmade-товары.

Не потребуется отказное письмо и в том случае, если для данной продукции предусмотрена процедура добровольной сертификации. Например: отдельные категории канцелярских и хозтоваров, столовые приборы, кухонные разделочные доски. Не регулируются техрегламентами предметы искусства и различные сувениры (открытки, брелоки, магниты, значки и т.д.).

Что собой представляет отказное письмо

Такой документ — это официальный ответ от организации или уполномоченного органа на запрос заявителя (продавца, импортера) о том, действуют ли на данный товар техрегламенты ЕАЭС или иные требования об обязательном декларировании или сертификации. Содержит основную информацию:

• название;
• если продукция импортная, то указывается соответствующий код ТН ВЭД;
• указание на то, что не требуется обязательное декларирование или сертификация, со ссылкой на норму или техрегламент;
• реквизиты уполномоченной организации;
• дата, подпись.

Учитывайте — отказное письмо:

• не гарантия качества или безопасности;
• не служит основанием для отмены обязательной сертификации или декларирования, если они предусмотрены техрегламентами;
• подтверждает необязательность декларирования или сертификации.

Выдавать официальные письма вправе:

• органы по сертификации, аккредитованные ФСА (например, центр «СЕРТЕКС»);
• Торгово-промышленные палаты РФ;
• независимые экспертные организации, например, юридические компании, специализирующиеся на техническом регулировании.

Важно: маркетплейсы отдают предпочтение отказным письмам, оформленным в организациях, аккредитованным в ФСА.

Пример отказного письма оформленного в нашем центре сертификации СЕРТЕКС

Между сертификатом (либо декларацией) соответствия и отказным письмом имеются существенные различия.

Правила оформления отказного письма

Общий порядок состоит из следующих этапов:

1. Определите категорию товара.

После этого вы сможете свериться с актуальной нормативной базой и выяснить, подлежит или нет данное изделие обязательной сертификации.

2. Подготовьте документы.

Вам потребуются:

• описание товара с указанием его отличительных характеристик;
• реквизиты компании заявителя — ИНН, ОГРН;
• если товар куплен у производителя, то необходим контракт или договор поставки.

3. Подайте заявку на оформление отказного письма в аккредитованную организацию.

При выборе органа по сертификации важно обращать внимание на следующие принципиальные моменты:

• убедитесь, что компания аккредитована в ФСА — проверить можно онлайн на сайте fsa.gov.ru, там же необходимо узнать, уполномочена ли данная организация выдавать отказные письма;
• проверьте опыт работы компании в вашей сфере — ознакомьтесь с отзывами, уточните продолжительность существования, запросите примеры ранее выданных отказных писем;
• убедитесь, что аккредитация центра действительна и он не находится в процессе судебного разбирательства;
• сравните стоимость услуг и сроки готовности письма у нескольких подрядчиков, чтобы выбрать наиболее подходящее предложение;
• свяжитесь с выбранной компанией и убедитесь в актуальности представленной на ее сайте информации.

При выборе центра сертификации обращайте внимание на качество и уровень сервиса: наличие сайта с описанием услуг, предоставление бесплатных консультаций и возможность подать заявку в дистанционном формате.

4. Оплатите услуги и заключите договор с выбранной аккредитованной организацией.

Современный центр по сертификации оказывает услуги во всех регионах. Для заключения договора и согласования его условий нет необходимости выезжать в офис компании. Подать заявление, оплатить услуги и получить всю информацию можно в режиме онлайн.

Ориентировочно сроки подготовки отказного письма составляют 1–3 дня. Стоимость работ зависит от категории изделия, срочности заказа и иных индивидуальных параметров.

5. Получите отказное письмо.

Готовый заказ центр отправляет по e-mail заказчику. У письма нет срока годности, но при внесении данного товара в технические регламенты в будущем — оно автоматически прекратит действие. Проверить подлинность можно следующими способами:

• убедиться в аккредитации центра на портале fsa.gov.ru;
• сравнить подпись уполномоченного лица и печать с образцами на сайте компании;
• запросить на портале fsa.gov.ru проверку подлинности.

Особенности получения отказного письма для маркетплейсов

Согласно внутренним правилам Ozon к содержанию документа предъявляются следующие требования:

• фирменный бланк выдавшей письмо организации;
• наименование центра сертификации, ИНН, ОГРН;
• дата, номер письма по внутреннему реестру;
• юридический адрес, телефон, e-mail и другие контактные данные;
• наименование товара;
• код ТН ВЭД;
• указание, что товар не подлежит обязательной сертификации или декларированию по техрегламентам ЕАЭС;
• ссылка на нормативный акт, которым подтверждается отсутствие необходимости в сертификации (например, реквизиты техрегламента);
• подпись уполномоченного лица;
• печать организации.

Обратите внимание: такие же требования к содержанию отказных писем предъявляют и другие маркетплейсы, например, Wildberries, Яндекс.Маркет.

При получении готового отказного письма важно убедиться в правильности его содержания. При выявлении ошибок в тексте документа маркетплейс вправе отклонить его до устранения неверной информации. Например:

• код ТН ВЭД не соответствует наименованию товара;
• допущены ошибки в реквизитах;
• изменился техрегламент и изделие теперь подлежит обязательной сертификации.

Сколько стоит отказное письмо

Стоимость услуги зависит от региона и от конкретного органа сертификации. В среднем цена документа составляет 3–4 тыс. руб. При этом в некоторых компаниях услуга подбора кодов ТН ВЭД и групп ОКПД2 — платная.

В будущем дополнительные затраты возникают в следующих случаях:

• расширился ассортимент магазина, поэтому необходимо обновить списки наименований и кодов ТН ВЭД/групп ОКПД2;
• произошли изменения реквизитов вашей компании и нужно внести исправления;
• в техрегламенты, которые упоминаются в письме, внесены дополнения/обновления, поэтому документ нуждается в актуализации данных.

Уточнить стоимость дополнительных услуг необходимо в центре сертификации.

Сроки оформления отказного письма

Обычно оформление отказного письма занимает от 1 до 3 дней. Иногда заказчику требуется получить готовый документ очень срочно (в день обращения), в подобной ситуации, как правило, центр сертификации идет навстречу. Услуга ускоренной обработки информации обойдется дороже, но вы получите письмо в течение нескольких часов.

Как поступить, если отказное письмо не подходит

Порядок действий зависит от сути выявленной ошибки. В том случае, если речь идет об опечатке, случайно допущенной при подготовке документа, тогда:

• направьте письменный запрос в центр сертификации и укажите на суть ошибки;
• дождитесь ответа компании — если неточности допущены по ее вине, то устранить их она обязана самостоятельно без доплаты (выдать новое письмо с верной информацией);
• исправленному письму присваивается свежая дата и номер по внутреннему реестру центра сертификации, а прежний документ отмечается как недействительный;
• новая версия отправляется вам по электронной почте.

Срок устранения ошибок по письменной жалобе заказчика по закону составляет:

• до 2 недель отводится на рассмотрение заявления по существу;
• до 5 дней на устранение нарушений и письменное уведомление об этом клиента.

Ответы на частые вопросы (FAQ)

Чем отличается отказное письмо от декларации о соответствии?

Отличия те же, что и между отказным письмом и сертификатом соответствия техрегламентам ЕАЭС. Декларация — это официальное удостоверение, заверенное центром сертификации, что изделие соответствует действующим техрегламентам и прошел в установленном порядке процедуру подтверждения.

Задекларированным товарам предоставляется свободный доступ на рынок, так как их качество и безопасность проверены, а ответственность за них несет заявитель (производитель, поставщик, импортер). Это главное отличие от отказного письма.

Можно ли составить отказное письмо самому?

Нет. На это уполномочены аккредитованные в ФСА компании. Документ содержит дату и номер, зарегистрированные во внутреннем реестре центра сертификации.

Как долго действительно отказное письмо?

Неограниченно. Письмо утрачивает силу после поправок техрегламентов, упомянутых в нем.

Нужен ли этот документ для всех товаров?

Да. Но нет необходимости оформлять отдельное письмо на каждую товарную единицу. Список изделий вы можете включить в один документ.

В заключение

Деятельность маркетплейсов четко регулируется законодательством. Продавцы обязаны соблюдать действующие правила и представлять предусмотренные законом документы. Один из них — отказное письмо на изделия в свободном обращении без сертификации. Продавать такие изделия без оформления отказного письма — запрещено. Нарушитель лишится доступа к торговой площадке, а также ему грозит штраф. Физлицам придется заплатить до 5 000 рублей, а юридическим — до 500 000 рублей (ст. 14.7 КоАП РФ).

Заказать отказное письмо на любое количество товаров для продажи на маркетплейсе приглашает центр сертификации «СЕРТЕКС» в Москве. Позвоните нам, мы предоставим бесплатную консультацию. К нам обращаются предприниматели из всех регионов. Мы гарантируем низкие цены и сжатые сроки оказания услуг!